Hur går vi tillbaka till kontoret efter sommarsemestern?

Äntligen avklingar pandemin och allt fler blir vaccinerade. Samhället öppnar upp alltmer och nu till hösten är det många som arbetat hemma i drygt ett och halvt år som ska återgå till sina arbetsplatser.

Även om hemarbete till hundra procent var en stor omställning så har det i de flesta fall flutit på smidigare många kunnat föreställa sig. Arbetsgivare har upptäckt att produktiviteten i de flesta fall inte förändrats nämnvärt och att det finns stora besparingar att göra, inte minst gällande lokalkostnader och resor. Många arbetstagare har samtidigt sluppit pendla långa sträckor och därmed fått en bättre balans mellan fritid och arbetsliv.

Vi behöver dock tänka på att det senaste ett och ett halv året ändå får räknas som något typ av undantagstillstånd. Allt hände så snabbt och osäkerheten har varit så pass stor att ingen riktigt vågat prata om framtiden. Men nu när vi ser ljuset i tunneln är det hög tid att det sätts rutiner och standards för hur arbetet ska bedrivas på arbetsplatsen, även post-pandemi.

Rätt utformat kan ett arbetsliv med fortsatt flexibla villkor och arbetsmöjligheter gagna både arbetsgivare och arbetstagare. Men för att det här ska kunna göras på ett säkert sätt, inte minst juridiskt och arbetsmiljömässigt, så finns det flera viktiga frågor som behöver diskuteras och ses över. Jag har gjort ett försök att lista de viktigaste punkterna nedan:

Vem fattar beslut om distansarbetet? 

Enligt lag så ska allt arbetsmiljöarbete genomföras i samverkan med de anställda. Hur och i vilken utsträckning som en arbetstagare får fortsätta arbeta på distans är typiskt en sådan fråga. För- och nackdelar ska vägas mot varandra som till exempel arbetsgivarens behov av att det finns personer på plats på kontoret och de anställdas möjligheter att fortsätta arbeta hemifrån. Ytterst är det arbetsgivaren som bestämmer.

Hur går jag till väga? 

Bjud in representanter bland de anställda eller skyddsombud (om det finns) till ett samverkansmöte om distansarbete på arbetsplatsen. Hur påverkas arbetsmiljön? Behöver arbetsmaterial ses över? Utöver de mer generella riktlinjerna om arbete på distans kan det finnas arbetstagare som har särskilda skäl att fortsätta arbeta hemifrån. Även viktiga försäkringsfrågorna bör ses över. Efter mötet har arbetsgivaren ansvar att skriva ihop riktlinjer för hur arbetsplatsen ska hantera distansarbete i framtiden som tydligt ska kommuniceras till alla anställda.

Behöver kontoren anpassas? 
Innan pandemin hade modeordet ”öppna kontor” spridit sig som en löpeld genom hela näringslivet. Med pandemin färskt i minnet och de förmodade förändrade förhållningssätt vi förmodligen måste leva med under lång tid framöver så kommer möbleringen av öppna ytor behövas ses över med större avstånd mellan platser. Glöm inte att även belysning och ventilation förmodligen behöver ändras enligt den nya möbleringen. I vissa fall kan det vara lämpligt att överväga att ordna med fasta platser för arbetstagare som har sådana behov och vill ha det. Med fasta platser blir också betydligt enklare att göra en smittspårning om pandemin skulle ta fart igen.

Andra viktiga rutiner att se över? 

Precis som när förskolebarn börjar på hösten kommer förmodligen antalet förkylningar och andra virus att öka initialt på arbetsplatserna när fler återvänder till arbetsplatsen. Då kan det vara bra att redan innan sett över arbetsplatsens städrutiner och riktlinjerna för när ”sjukanmälan” och när arbetstagare ska stanna hemma. Rutiner kring hur man får vara på arbetsplatsen om man är sjuk och har symtom kan behöva både skärpas och förtydligas.

Om inte alla arbetstagare är inte vaccinerade?
Enligt nuvarande lagstiftning kan inte en arbetsgivare tvinga en arbetstagare att vaccinera sig om det inte var en förutsättning som klart framgick när anställningen ingicks. Arbetsgivaren får inte heller ”dela upp” arbetstagarna i ”ovaccinerade” och ”vaccinerade” och ha skilda rutiner eller åtgärder för de arbetstagarna. Det kan vara integritetskränkande och i värsta fall betraktas som kränkande särbehandling eller diskriminering. 
Det här är inte heller en fråga som kan beslutas i samverkan med de anställda. Om arbetsgivaren inte innan pandemin hade några riktlinjer och skriftliga instruktioner som sa att man inte fick vara på arbetsplatsen om man var ovaccinerad mot exempelvis influensa eller andra sjukdomar kan inte arbetsgivaren nu införa sådana rutiner. Alla arbetstagare som vistades på arbetsplatserna före pandemin har rätt att vistas på arbetsplatsen nu också.

LISE-LOTTE ARGULANDER
Jur kand. specialist arbetsrätt & arbetsmiljö på Företagarna

Som medlem i Convenience Stores Sweden kan du kostnadsfritt ringa Lise-Lotte Argulander (jur.kand. specialist arbetsrätt & arbetsmiljö) och hennes kolleger på Företagarna för rådgivning inom arbetsrätt.